تحضير الاجتماعات النقاشية :الخطوة الأولى - دراسة الموضوع
- حضر الوثائق و أدرسها.
- جهز أمثلة و حالات واقعية.
أسأل نفسك :
- هل فحصت جميع وجهات النظر ؟
- هل إكتشفت جميع النقاط الرئيسية ؟
- كيف أقوم بعرض الموضوع : بالطريقة القياسية ؟ أم بالطريقة الاستقرائية ؟
الخطوة الثانية - اختيار الأعضاء
- هل هم أكفاء ؟
- هل لديهم خبرة في الموضوع ؟
- هل يثير الموضوع اهتمامهم ؟
- هل ستكون مشاركتهم فعالة ؟
الخطوة الثالثة - وضع خطة المناقشة
- حدد الهدف.
- حضر المقدمة (دون مبالغة في الإسهاب و دون مبالغة في الإيجاز حوالي5 دقائق)
- حضر خطوات المناقشة.
- حضر النتائج الوسطى و النهائية.
- حضر وقتاً تقريبياً لكل خطوة.
- ارسم كيفية نمو المناقشة.
- الأسئلة أهم أداة.
الخطوة الرابعة - الترتيبات المادية
- عدد الأعضاء من 7إلى 20 (العدد الأمثل 12).
- مدة الاجتماع من ساعة إلى ساعتين.
- أرسل دعوات شخصية مع بيان موضوع الاجتماع.
- راجع ظروف العمل ( المكان ، الإضاءة ، التهوية ، الحرارة ، الضوضاء ......)
- راجع وسائل الإيضاح ( سبورة ، أقلام طباشير ، أفلام , جهاز عرض فوقي ، شاشة عرض ، خرائط ........ )
- اسأل نفسك : هل جميع الوثائق مجهزة ؟
قيادة الاجتماعات :
الخطوة الأولى - التقديم (تحديد الموضوع والتمهيد له)
- أحط المجموعة بجو من الارتياح.
- قدم للموضوع بوضوح و دقة.
- وضح خطوات المناقشة و سجلها بعد موافقة المجموعة.
- أبدأ المناقشة بسؤال.
الخطوة الثانية - المراقبة (حث الجميع على التفكير)
- ألزم جانب الحقائق و تجنب المناقشات المجردة.
- لا تشجع المجادلات الشخصية غير المجدية.
- تجنب المناقشات الجانبية.
- حافظ على النظام و تتبع تطور المناقشة.
- دع الجميع يشتركون فيها.
الخطوة الثالثة - التنمية (تفسير تفكير المجموعة و تطويره)
- أكتشف نقاط الأتفاق و الاختلاف.
- إبرز تفكير الأغلبية دون إهمال للأقلية.
- توصل إلى النتائج الوسطي.
كيفية التعرف على الأنماط المختلفة للأفراد المجتمعين كيف يتعامل القائد مع الأنماط المختلفة من الأفراد؟
- المجادل
- الإيجابي
- المتعلم
- الثرثار
- الخجول
- الرافض الذي لا يتعاون
- غير المهتم
- المتعالي
- كثير السؤال
المجادل
- أحتفظ بهدوئك.
- لا تتورط معه في جدل.
- لا تجعله يتحول إلى الدفاع عن ذاته.
- لعله يتفوه بقول أحمق فيتصدى له آخرون في المجموعة.
الإيجابي
- استعن به.
- إنه عون كبير للقائد.
- لا تدعه يحتكر.
المتعلم
- لا تجعله يسيطر على المجموعة أو يخيفها.
- إذا تقدم برأي فسله عن الأسباب.
- إذا بدا أن الأسباب سقيمة فأدع آخرين من أعضاء المجموعة إلى التعليق.
الثرثار
- حد من كلامه بمقاطعة لبقة.
- وجه إلى شخص آخر سؤال مباشراً.
- لا تنس أنه يستطيع إذا كان صحيح المعلومات أن يكون عوناً كبيراً للقائد.
الخجول
- لا تحاول أن تتعجله.
- وجه إليه سؤالاً سهلاً إذا سنحت الفرصة.
- أشكره كلما أمكن ذلك.
- أبني فيه الثقة بنفسه.
الرافض الذي لا يتعاون
- تبين معلوماته و خبراته.
- حاول الإنتفاع بها.
- أكتسب صداقته.
- إشعره بأنك في حاجة إليه لنجاح الإجتماع.
غير المهتم
- وجه إليه أسئلة مباشرة عن عمله و خبرته.
- أطلب منشورته.
- حاول أن تجعله يشعر بأنك تقدر رأيه.
المتعالي
- لا تنتقده .
- كن صبوراً.
- حاول أن تجعله لا يخرج عن الموضوع.
- إثنى على تعليقاته إذا ما إقتضت الضرورة ذلك حرصاً على مصلحة المجموعة.
كثير السؤال
- إنه أن يتصيد القائد.
- أحل أسئلته إلى مجموعته.
- سله عن رأيه.
أنماط أخرى هناك أنماط أخرى مستعدة تحتاج إلى عناية من جانب القائد
مثال ذلك " الخبير " و " قوى الشخصية ".
كلاهما قد يخيف المجموعة كي ترضخ و تكف عن الأسهام.
حاول الحد من هذين النمطين حتى يفصح جميع أفراد المجموعة عن آرائهم.
نستعرض فيما يلي أساسيات نجاح الاجتماعات و كذلك الخطوات اللازمة لنجاحها و يعتبر التحضير و القيادة من المبادئ الأساسية في هذا الخصوص.
التحضير ويشمل:
- دراسة الموضوع.
- إختيار الأعضاء.
- وضع خطة المناقشة.
- الترتيبات المادية.
القيادة و يشمل:
- التقديم .
- المراقبة (مساهمة القائد).
- التنمية (مشاركة الأعضاء).
- استخلاص النتائج .
رساله
